En mi buzón de correo electrónico recibo decenas de mensajes cada día por lo que, en muchas ocasiones, encontrar un correo determinado solía llevarme mucho tiempo. Esta tarea de buscar la aguja en un pajar se fue convirtiendo en un gran problema que impactaba en mis tareas cotidianas. No fueron pocas las ocasiones en que debí disculparme con mis clientes por no dar respuesta a sus solicitudes en el tiempo esperado. Charlando con amigos y asociados, descubrí que esto sucede con más frecuencia de lo que me imaginaba. Por ello, decidí tomar cartas en el asunto – nunca mejor dicho. A pesar de que debería ser un canal de comunicación auxiliar, el correo electrónico ha tomado importancia y ahora nos “intoxica” con su presencia.
Si tú te encuentras en la abrumadora situación de enfrentarte cada mañana, durante algunas horas, a la bandeja de entrada de tu correo electrónico, déjame compartir contigo seis estrategias que implementé para “desintoxicar” mi correo electrónico:
- Desintoxica. Lo primero que recomiendo es crear una carpeta, a la que he llamado Desintoxicar. Toma todos los correos -excepto los doscientos más recientes- y muévelos a tu carpeta de desintoxicación. De esta forma has logrado disminuir el volumen de correos en tu carpeta de entrada. Cuando tengas algo de tiempo puedes revisar esta carpeta para depurar los correos viejos, la publicidad, etc., y clasificarlos, pero es probable que ya no sean relevantes y te abruman en vano.
- Clasifica. Crea otras carpetas en las que colocarás los doscientos mensajes restantes. Te recomiendo tres carpetas: una para los asuntos en los que deberás emprender alguna acción en concreto, puedes llamarla Hacer; otra para tareas que dependen de otra persona, puedes llamarla Seguimiento; y una tercera para para aquellos correos que creas que puedan servir como referencia para futuras ocasiones, puedes llamarla Archivo. Con esa última carpeta no seas complaciente, guarda solamente lo necesario. Lo que no quepa en estas clasificaciones, elimínalo. Mientras realizas esta clasificación, borra toda la publicidad o spam. Te recomiendo no crear más carpetas de las necesarias, un exceso de carpetas puede convertirse en otro problema. Procura que tu bandeja de entrada termine vacía al final de la clasificación, no solo te ayudará con tu organización, sino también te llenará de satisfacción.
- Reduce. Es muy común que al revisar algunos documentos en internet se te pida suscribirte a listas de correos que no son de tu interés, pero que van llenado tu buzón sin que les dediques más tiempo. Date de baja de estas subscripciones, te aseguro que nadie extrañará tu ausencia, en cambio verás cómo se reduce el tráfico en tu cuenta de correo y podrás encoarte sin tener tanto spam.
- Aprovecha las redes sociales. En muchas ocasiones los correos son mensajes breves que dan acuse de recibido o notifican algo. Utiliza las redes sociales para dar respuesta pronta y de esta manera evita acumular más correos en tu bandeja de entrada.
- Guarda. En muchos casos, los correos que recibimos llevan incluidos archivos adjuntos, mi recomendación es que los descargues, ya sea en tu equipo o en la nube, así los tendrás disponibles y podrás borrar los correos. Te aseguro que esta simple acción bajará drásticamente la cantidad de correos de tus carpetas.
- Crea respuestas prediseñadas. Muchos servicios de correos ofrecen la posibilidad de crear respuestas prediseñadas que son enviadas de forma automática. Al utilizarlas, ofreces la oportunidad de que el destinatario sepa en qué parte del proceso se encuentra su correo. Además, esto te hace quedar bien frente a tus clientes y contactos.
No te dejes intimidar por esta tarea que al principio que requerirá algo de tu tiempo. Te aseguro que siguiendo algunos de estos consejos simplificarás cómo manejas tu correo electrónico.
Una asistente virtual de Octhopus te ayuda a desintoxicar tu correo. Agenda una llamada para contarte más.
Por: Andrés Mayo
