Los 5 beneficios de documentar procesos

Muchas veces nos da flojera documentar lo que hacemos. Pero, ¿sabías que documentar lo que normalmente hacemos nos puede ayudar a ser más eficientes y lograr mayor productividad?

Incluso, hay estudios que indican que una de las razones por las que puede fracasar un negocio en los primeros cinco años de vida es por no tener procesos documentados (Pequeñas y medianas empresas PYME, Dr. Claudio L. Soriano, 2005)

Los 5 beneficios de documentar procesos son:

  1. Mejorar actividades. El diagramar nuestros procesos nos ayuda a tener más claro cómo hacemos las cosas y cómo deberíamos hacerlas, ayudándonos a enfocarnos en mejorar o quitar actividades que no deberíamos estar realizando. Un consejo es primero diagramar lo que hacemos y después diagramar lo que debería suceder para ser mejores, y enfocarnos en lograr el segundo escenario.
  2. Tiempo. Parte de mejorar nuestras actividades implica reducir tiempos. Es importante cuantificar el tiempo que nos toman ciertas actividades para identificar aquellos cuellos de botella o retrasos en nuestros procesos. Si no tenemos procesos documentados no sabremos con exactitud en qué pasamos gran parte de nuestro tiempo, ni cómo podemos disminuirlo.
  3. Automatizar. Siempre hay alguna actividad que puede automatizarse para ser más eficientes y productivos. La diagramación de nuestros procesos nos puede ayudar a identificar aquellas actividades que deberían automatizarse.
  4. Planificar recursos. Tener claros nuestros procesos nos ayuda a planear mejor tanto nuestros recursos monetarios como humanos al buscar mejores prácticas.
  5. Calidad. Tener procesos documentados es el primer paso para tener un mejor control de calidad de lo que realizamos. Recuerda que dependiendo de la actividad que realices podrás requerir tener un documento oficial que muestre tu calidad y normatividad. Si no lo requieres estarás un paso adelante de tu competencia y proyectarás mayor confianza para tus clientes o inversionistas.

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Por estas razones y muchas otras, no lo pienses más y diagrama tus procesos. Entenderás mejor las operaciones de tu negocio y las que requieren de mayor atención para sobresalir y ganar más.

Si no tienes tiempo o no sabes cómo, Octhopus puede ayudarte a documentar tus procesos y actividades.

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